Справка

Экран «Сегодня»

Это главный экран администратора. Здесь всё, что нужно сделать сегодня.

Что где

• Новые заявки — пришли с сайта или записаны вручную, им ещё никто не звонил. Позвоните и переведите заявку на стадию «Первый звонок».
• Кому перезвонить — те, кому вы назначили «Связаться позже». Красная метка «просрочено» — дата уже прошла, а звонка не было.
• Из архива — пора напомнить о себе — семьи, которые ушли, но вы попросили напомнить о них в этот день.
• Гостевые визиты и пробные дни — кто придёт сегодня.
• Аллергии и питание — все ученики, у которых отмечены аллергии или особое питание. Покажите повару и воспитателям.

Совет

Начинайте день с этого экрана и доводите все списки до нуля.

Заявки: доска

Доска устроена по карте процессов школы. Каждая колонка — шаг, на котором сейчас семья.

Две воронки

• Новые семьи: Неразобранные → Контакт установлен → Гостевой визит → Пробное и диагностика → Ожидание решения → Подготовка договора → (Согласование скидки) → Договор подписан → Счёт выставлен. Справа — Лист ожидания.
• Продление договоров: ученики школы и сада с действующим договором. Каждую весну система сама переводит их в «Продление договора» или «Последний год».

Как пользоваться

• Перетащите карточку в другую колонку, когда семья перешла на следующий шаг. На телефоне — зажмите карточку за значок ⠿ и тяните.
• Нажмите на карточку, чтобы открыть её: звонки, задачи, разделы сделки, сообщения семье.
• «Только мои» — заявки, где вы ответственный.

Метки на карточке

• ✓ 2 — открытые задачи (красная — срок сегодня или прошёл).
• ☎ дата — назначен повторный звонок.
• «уже были» — семья обращалась раньше.
• Буквы в конце — ответственный (например, АК — Анна Кузнецова).

Откуда берутся заявки

С сайта — сами. Если позвонили или пришли — «+ Новая заявка».

Карточка заявки

Всё по одной семье: шаг, ответственный, задачи, разделы сделки, сообщения и история.

Первый контакт (шаг «Неразобранные»)

Позвонили и поговорили — выберите одну из кнопок:

• Контакт установлен — семья наша, места есть. Заполните «Карточку клиента» и выберите желаемую группу: рядом покажется, сколько мест занято.
• Мест нет → лист ожидания — через 30 дней система поставит задачу проверить места и перезвонить.
• Нецелевая заявка — ошиблись номером, реклама, не наш запрос. Уходит в архив и не портит аналитику.

Знакомство со школой

Даты гостевого визита и пробного урока, нужна ли встреча с директором, итоги диагностики. Если визит и пробный урок в один день — оставляйте заявку на шаге «Гостевой визит».

Если семья думает

Шаг «Ожидание решения»: через 3 дня ответственному придёт задача перезвонить. Можно и вручную: «Связаться позже».

Договор и скидка

• В разделе «Договор» — номер, дата, услуги, сумма, мат. капитал.
• Нужна скидка — откройте «Скидка», выберите вид и процент, нажмите «Отправить директору». Заявка перейдёт на «Согласование скидки», директору придёт задача. После решения заявка вернётся в «Подготовку договора» к прежнему ответственному.
• Договор подписан — «Оформить ученика»: ребёнок попадёт в группу, ответственному — задача выставить счёт в Эльбе, школа и сад — в «Продление договоров».

Задачи и ответственный

Справа — кто ведёт заявку и открытые задачи. Можно поставить задачу себе или коллеге со сроком. «Сделано» — задача закрывается и записывается в историю.

Сообщение семье

Готовые тексты с именем родителя и датами — нажмите «Скопировать» и вставьте в мессенджер. Система сама семье не пишет.

Отказ

«В архив» с причиной. Можно поставить дату «напомнить». Из архива заявку можно вернуть кнопкой «Вернуть в работу».

Задачи

Здесь всё, что нужно сделать по заявкам.

Откуда берутся задачи

• Вручную — в карточке заявки: «Новая задача», срок и кому.
• Автоматически (с пометкой «авто»):

- при переходе заявки на шаг — например, «Подготовить договор», «Согласовать скидку» (директору), «Выставить счёт в Эльбе»;

- если заявка долго стоит на месте — например, 3 дня в «Ожидании решения» или 30 дней в «Листе ожидания»;

- весной — «Обсудить продление договора».

Как работать

• Мои — ваши задачи, Все — задачи всей школы.
• Вверху — просроченные, потом на сегодня, потом дальше.
• Сделали — нажмите «Сделано». Отметка попадёт в историю семьи.

Какие задачи ставятся автоматически и через сколько дней — директор меняет в «Настройках → Шаги заявок и автоматика».

Семьи и дети

Все семьи: и те, кто учится, и заявки, и архив.

• Поиск — по имени родителя, имени ребёнка или по любой части телефона.
• Кнопки Учатся / Заявки / Архив — быстрый отбор.

Нажмите на семью, чтобы открыть её карточку.

Карточка семьи

Всё о семье на одной странице.

Дети

У каждого ребёнка: группа, аллергии (выделяются красным везде в системе), питание, здоровье и свои поля. Нажмите «Изменить данные ребёнка».

Если ребёнок перестал ходить — «Больше не ходит — в архив» с причиной. История и расчёты сохранятся.

Родители и кто забирает

Добавьте всех взрослых: маму, папу, бабушку, няню. Отметьте, кто может забирать ребёнка. Если галочка снята — это видно красным.

Взаиморасчёты

Долг или переплата считаются сами из начислений и оплат. Чтобы записать оплату — «+ Начисление или оплата».

Дневник для родителей

Кнопка «Выдать вход в дневник» создаёт родителю логин (его телефон) и пароль. Пароль показывается один раз — передайте его родителю. Забыл пароль — «Новый пароль».

История

Каждое изменение, звонок и заметка — с датой и именем сотрудника.

Архив

Сюда попадают все, кто отвалился на любом шаге, и ученики, которые перестали ходить.

• Ничего не удаляется: вся история остаётся.
• Если семья обратится снова (с того же телефона), система предупредит: «Уже были у нас».
• «Почему уходят» — сколько раз встречалась каждая причина. Это подсказка для директора, что улучшать.
• Если у семьи стоит дата «напомнить» и она наступила — появится кнопка «Связались ✓».

Расписание

Расписание на неделю: занятия каждой группы с педагогом и кабинетом.

• Выберите группу вверху, чтобы видеть только её.
• Добавить занятие — форма внизу страницы. Нажмите на любое занятие, чтобы изменить или удалить его.

Ошибки в расписании

Система покажет «Ошибка» и не даст сохранить занятие, если в это время:

• педагог уже ведёт другое занятие;
• кабинет уже занят;
• у группы уже есть другое занятие.

Она напишет, с чем именно пересечение. Занятия «встык» (одно кончается в 10:45, другое начинается в 10:45) — не ошибка.

Кто может менять

Расписание меняют директор и администратор. Наставники и педагоги видят расписание своих групп.

Дневник

Кто пришёл

Выберите группу и дату. Для каждого ребёнка нажмите Был / Не был / Болеет. Отметка сохраняется сразу.

Отзыв наставника или оценка

Выберите ребёнка, напишите, что получается и над чем работаем. Оценку ставить не обязательно. В поле «Кто пишет» выберите педагога — родитель увидит его имя и роль (наставник, преподаватель, воспитатель). По умолчанию стоит куратор группы.

Галочка «Видно родителю» — запись появится у родителя в «Дневнике СИГМЫ». Снимите галочку, если запись только для школы.

Для родителей: объявления и полезное

Всё, что здесь опубликовано, родители сразу видят в «Дневнике СИГМЫ».

Два вида записей

• Объявление — событие или новость: праздник, собрание, фотодень, закрытие на карантин. Показывается сверху, новые — первыми.
• Полезное — то, что нужно знать всегда: режим дня, что взять с собой, меню, контакты, правила. Показывается внизу, раскрывается по нажатию.

Кому показывать

Всем родителям, одному направлению (например, только саду) или одной группе (например, только 1 классу). Родители других групп эту запись не увидят.

Убрать запись

Откройте её и снимите галочку «Показывать родителям». Запись не удалится — её можно вернуть.

Что ещё видит родитель

• Успеваемость — оценки по предметам и средний балл. Оценки ставятся в «Дневнике».
• Отзывы — с подписью педагога и его ролью: наставник, преподаватель, воспитатель. Роль педагога задаётся в «Настройках → Педагоги».
• О ребёнке — группа, наставник, питание и те свои поля, где директор отметил «видно родителям».
• Посещения, оплата и расписание.

Аналитика

Цифры о работе школы за выбранный период.

Как пользоваться

• Вверху выберите период: этот месяц, прошлый, 3 месяца, учебный год или всё время. Можно задать свои даты.
• Направление — посмотреть только сад, только школу и т. д.
• Наведите на любой столбик — появится подсказка с подробностями.

Что здесь есть

• Путь заявки — сколько заявок дошло до каждого шага. Видно, где теряем больше всего: например, много звонков, но мало гостевых визитов.
• Как быстро отвечаем — сколько обычно ждёт родитель после заявки. Чем быстрее звонок, тем больше шансов, что семья придёт.
• Откуда приходят — какая реклама и какие источники дают учеников, а не только заявки.
• Почему уходят — самые частые причины архива.
• Ученики и посещаемость — по группам.
• Деньги (видит только директор) — начислено, оплачено, у кого долг.

Excel: выгрузка и загрузка

Выгрузить

• Список учеников — по группе или всех: дата рождения, родители, телефоны, аллергии, кто может забирать. Удобно распечатать для воспитателя или повара.
• Заявки за период — все обращения с источником рекламы и итогом.
• Архив и должники (должников видит только директор).

Выгрузки записываются в журнал: видно, кто и что выгружал.

Загрузить учеников (директор)

1. Нажмите «Скачать шаблон». Одна строка — один ребёнок. Первую строку-пример удалите.
2. Братья и сёстры с одним телефоном родителя попадут в одну семью.
3. Дату рождения пишите как 15.04.2019.
4. Нажмите «Проверить файл». Система покажет каждую строку: что загрузится, где ошибка, какие группы будут созданы.
5. Пока не нажата кнопка «Загрузить», ничего не сохраняется.

Если загрузить тот же файл ещё раз, уже загруженные дети не задвоятся.

Настройки (для директора)

Всё, что можно менять без программиста.

• Шаги заявок и автоматика — колонки на доске по карте процессов. Переименовать, поменять порядок, добавить свой шаг. У каждого шага — автоматика: кому передать заявку, какую задачу поставить сразу, через сколько дней напомнить. Там же — дата продления договоров.
• Шаблоны сообщений и виды скидок — тексты для семей и список скидок.
• Группы — сколько мест и отметка «последний год».
• Свои поля — добавить любое поле к семье, ребёнку или заявке: текст, число, дату, «да/нет» или выбор из списка. Переименовать поле можно в любой момент — заполненные данные не пропадут.
• Причины архива, продукты и цены, группы, кабинеты, педагоги — справочники.
• Кто входит в систему — добавить администратора, наставника или педагога, выдать новый пароль, отключить уволенного сотрудника (он сразу потеряет доступ).
• Заявки с сайта — адрес, который нужно передать тому, кто ведёт сайт.
• Журнал — кто входил, кто открывал карточки, неудачные попытки входа.

Скрытые записи не удаляются: старые данные и история сохраняются.

Кто что видит (роли)

• Директор — всё, включая деньги, аналитику и настройки.
• Администратор — заявки, семьи, расписание, дневник, архив, объявления для родителей. Не видит настройки; в аналитике не видит деньги.
• Наставник — только свои группы (где он куратор или ведёт занятия): отмечает посещаемость, пишет отзывы и оценки, видит аллергии и телефоны родителей, публикует объявления для своих групп. Расписание — только смотреть.
• Педагог — только группы, где ведёт занятия: пишет отзывы и оценки по своим предметам, видит аллергии. Телефонов родителей не видит. Расписание — только смотреть.
• Родитель — только своих детей в «Дневнике СИГМЫ».

Отзыв наставника или педагога подписывается его именем и ролью автоматически.

Вход для наставника и педагога директор создаёт в «Настройках → Кто входит в систему».

Безопасность

• Пароли хранятся в зашифрованном виде — даже программист не может их прочитать.
• После 5 неверных паролей вход закрывается на 15 минут — так нельзя подобрать пароль.
• Каждый вход и просмотр карточки семьи записывается в журнал.
• Родитель видит только своих детей — это проверяется на сервере при каждом открытии страницы.
• Данные хранятся на сервере в России, как требует закон о персональных данных.
• Каждую ночь делается резервная копия базы.
• Уволился сотрудник — отключите его в «Настройках», доступ пропадёт сразу.